בעקבות הזמן האבוד

כולם מדברים על הצורך בניהול זמן. מלמדים אותנו איך צריך לארגן את סדר היום שלנו וכיצד נכון לארגן את כל השבוע. לפעמים אנחנו מצליחים ליישם בהצלחה חלק מהדברים שלמדנו ולפעמים פחות. האמת, זה מאוד תלוי באופי שלנו, יכולות הארגון ובמשמעת העצמית.

אבל בעולם העסקים לא מספיק לתכנן את ה"כאן ועכשיו". חייבים לתכנן את כל מסגרות הזמן שלנו גם בטווח הקצר וגם בטווח הארוך ולארוז אותן לתוך תוכנית עסקית שנתית מסודרת. אחד הכלים היעילים לשם כך הוא כלי בשם גאנט.

Gantt Chart פותח ע"י הנרי גאנט 1990

הגאנט (שמוכר יותר מעולם ניהול פרויקטים) הוא נגזרת מעשית של התוכנית העסקית. הוא מאפשר לנו לנהל את עצמנו ואת העסק בתוך מרחב הזמן (וכידוע – זמן זה דבר שחולף ולא ניתן להחזיר אותו).

הגאנט מאפשר לנו לייצר סידרה של פעולות שחוזרות על עצמן והן חיוניות לניהול העסק לצד פעולות ממוקדות במועדים מיוחדים. אפשר להשוות את זה להשקיית הגינה באמצעות טפטפות ומערכת השקיה ממוחשבת, בכמויות קבועות ובמועדים קבועים לעומת השקיה ספורדית עם משפך – רק כשאנחנו נזכרים. ומתי אנחנו נזכרים ? כשרואים את הגינה שלנו מתייבשת וקמלה.

התוכנית העסקית קובעת את האסטרטגיה. הגאנט הוא תוכנית הפעולה המעשית.

הגאנט מורכב ממספר שכבות עיקריות: הגאנט השנתי המחולק ל 12 חודשים. הוא מאפשר לנו הסתכלות רחבה על השנה, קובע ואת המסגרת הכספית. הוא מאפשר לנו לאתר את הזדמנויות הצמיחה שלנו (המקפצות) ואת הגורמים המאיטים את הפעילות העסקית לאורך השנה (הבמפרים).

מהגאנט השנתי – נגזר הגאנט הרבעוני. הוא מאפשר לנו להיות עם היעד על הדופק לא רק בתחילת השנה אלא גם בעיצומה. הוא נותן לנו תמונת מצב עדכנית תוך כדי עשייה ומאפשר לנו להבין מה הלך טוב ומה דורש תיקון והתאמה.

מהרבעוני גוזרים את החודשי. אם השנתי והרבעוני דורשים הרבה מאוד חשיבה אסטרטגית, התכנון החודשי זאת סידרת הפעולות החיוניות לקיומו של העסק.

ובסוף- הפוקוס השבועי- שהן בעצם הפעולות שחוזרות על עצמן כל שבוע.

הגאנט השנתי הוא מפת הדרכים שלנו. הוא חייב להיות לנו כל הזמן מול העיניים כדי שנזכור מה תכננו לעשות וכדי למנוע דחיינות, בעיקר של נושאים ופעולות שאנחנו פחות אוהבים לעשות.

הוא מזכיר לנו שלכל פעולה חייבת להיות השפעה על צמיחת העסק ולכן אנחנו חייבים לבצע אותה בזמן שקבענו. מכאן, שאם כללתם בתוכו פעולות שאינן משרתות את היעדים של העסק, - תחשבו שוב- כנראה שהן לא צריכות להיות שם.

הגאנט השנתי גם מאפשר לנו לזהות מראש את הבאמפרים שפזורים לאורך השנה- כלומר , הסכנות והאירועים העלולים לפגוע בעסק שלנו או לגרום להאטה בפעילות העסקית. (לדוגמא- חגים,חופשות, פגרות, "עונת המלפפונים" ועוד).

אבל אם נדע לחזות אותן מראש ולהתבונן בהן בעיניים אחרות- בהסתכלות אסטרטגית, נגלה את ההזדמנות שבהן ונוכל להפוך את הבמפרים למקפצות.

מקפצות– אלה הן ההזדמנויות שיכולות להקפיץ לנו את העסק. דווקא בתקופות שנראות לנו הכי לא אופטימליות. הסתכלות שנתית וחשיבה אסטרטגית יאפשרו לנו להתארגן מראש ולתכנן פעולות אפקטיביות שלמרות החגים, החופשות והפגרות יזרימו תנועה של לקוחות ולהוסיף עסקאות.

לדוגמא: רשת למכירת בשמים שיודעת שבקיץ כולם נוסעים לחו"ל והמכירות שלה יפגעו (לטובת הדיוטי פרי) תשיק קמפיין אגרסיבי לפני שנפתחת עונת הנסיעות: "מריחים את החופש..."

זיכרו- הגאנט והתכנון השנתי נותנים לכם את ההזדמנות לראות את הדברים מראש, לתכנן והכי חשוב- לא להיות מופתעים כל פעם מחדש.