קרובים-קרובים, ניהול פגישות מרחוק

משבר הקורונה אילץ את כולנו לוותר על חדרי הישיבות והמפגשים האישיים לטובת פגישות עבודה וירטואליות באמצעות ה ZOOM , Skype או אמצעי התקשרות אחרים. אלו שלא היו מורגלים בכך התקשו לנהל שיגרת עבודה וישיבות אפקטיביות במצב החדש שנכפה עלינו.

אז איך מנהלים פגישות עבודה וירטואליות בצורה יעילה? התשובה פשוטה: בדיוק לפי אותם כללים על פיהם יש לנהל פגישות פנים אל פנים, רק עם תשומת לב הרבה יותר קפדנית לפרטים ותשתית טכנולוגית מתאימה.

הכללים להלן נכונים לכל סוג של פגישת עבודה. הכניסו אותם לשגרת העבודה שלכם והקפידו על יישומם. לאחר זמן קצר תראו את השיפור באפקטיביות, תקבלו החלטות נכונות יותר והמשתתפים ירגישו שהזמן שלהם מנוצל היטב.

טרום הפגישה

משתתפים – הזמנו רק אנשים רלוונטים ואת כל האנשים הרלוונטים. צמצמו משתתפים ככל האפשר, אל תייצרו פורומים גדולים מידי שאינם יעילים ומקשים על ניהול הישיבה, אבל- אל תשכחו להזמין את המעורבים הראשיים. אם נושאי הפגישה מגוונים, זמנו את "מומחי הידע" להצטרף רק לחלק הרלוונטי עבורם.

זימונים – שלחו את הזימונים מוקדם ככל האפשר. השתדלו לקבוע פורומים קבועים במועד קבוע. כך יתאפשר לאנשים להתארגן מראש לפגישה, פחות היעדרויות, הזזות וביטולים.

סדר יום – קבעו והפיצו את סדר היום מראש. הגדירו ציפיות ואפשרו לאנשים להציע נושאים לדיון. הקצו זמן לכל נושא ומי אחראי\ת להציג ולהוביל את הדיון. קבעו את אורך הישיבה כך שכולם יוכלו לקחת בה חלק פעיל. כלל אצבע- ישיבה של יותר משעה וחצי אינה אפקטיבית, ישיבה של פחות מ 30 דקות בד"כ אינה מעשית.

תשתיות – תשתית מתאימה ויציבה היא תנאי הכרחי לקיום פגישות וירטואליות. ניתוקים, סאונד גרוע ושלל בעיות טכניות אחרות גוזלים זמן יקר, מוציאים את כולם מריכוז והקשבה והופכים את הפגישה לבלתי יעילה. דאגו להתקין תשתית מתאימה, הדרכה למשתמשים ובדיקת מוכנות המערכת לפני תחילת כל פגישה.

במהלך הפגישה

זמנים – הקפידו להתחיל את הישיבה בזמן שנקבע. נהלו את הפגישה והיצמדו לסדר היום שנקבע. טיפ חשוב- המנעו מדיון בתוך דיון, זה אחד מ"מחסלי הישיבות" הנפוץ ביותר. אם עולה נושא מהותי הדורש דיון מעמיק קבעו מועד חדש לדון בו.

תרבות – הקפידו על תרבות מכבדת. בפגישות וירטואליות- על כולם להיות עם מצלמות פתוחות, לדבר ע"פ התור כשבשאר הזמן המיקרופון סגור. השתמשו בשקפים ובחומרים שהוכנו מראש אותם ניתן להציג לכולם בצורה ברורה.

על מנהל\ת הפגישה לקחת את האחריות על ההנחיה ולוודא שהמשתתפים לא "הלכו לאיבוד".

המלצה חמה - במפגשים פנים אל פנים – אסרו הבאת מחשבים ניידים לחדר וצמצמו את השימוש בטלפונים הניידים למקרי חירום בלבד.

פרוטוקול – מנו אחראי\ת לכתיבת פרוטוקול במהלך הישיבה: ראשי פרקים, החלטות ופעולות לביצוע. רצוי ליצור פורמט פשוט וקבוע שיקל על הכותבים והקוראים כמו גם על המעקב בעתיד.

החלטות לביצוע – פגישה ללא קבלת החלטות לביצוע Decisions and Action Items - היא בזבוז זמן משווע. בחנו את עצמכם לאורך תקופה כמה החלטות התקבלו, כמה נושאים הפכו למעשים וכמה בעיות נפתרו בזכות הדיונים.

לאחר הפגישה

סיכום פגישה - בסמוך לדיון, ודאו הפצת הסיכום בין משתתפים כמו גם לבעלי עניין שלא נכחו בפגישה. הסיכום יכלול את תמצית הדיון, החלטות שהתקבלו, פעולות לביצוע, לוחות זמנים וחלוקת משימות.

מעקב וקישור - צרו המשכיות טבעית בין המפגשים. בתחילת הפגישה, הקדישו את הדקות הראשונות כדי לעבור על הנושאים הפתוחים וכדי לבדוק סטאטוס התקדמות ושההחלטות שהתקבלו אכן מתבצעות.

זכרו שהזמן הוא אחד המשאבים היקרים ביותר שיש לנו. פגישות שאינן מתוכננות ומנוהלות בקפידה משחיתות זמן של הרבה אנשים ואינן תורמות לקידום העסק. לעומת זאת, פגישות יעילות יוצרות תקשורת פתוחה, עבודת צוות טובה ומניעות לעשייה.

רוצים לדעת עוד על ניהול ישיבות אפקטיביות? פנו אלינו ונשמח לתת לכם כלים.